55 mẹo làm việc hiệu quả trong Window (P1)

55 mẹo chắc chắn giúp bạn hoàn thành công việc trên máy tính của mình trong thời gian nhanh nhất.

(Chú ý: Những mẹo nhỏ này được áp dụng đầu tiên với Windows 7, mặc dù hầu hết trong số chúng có thể hoạt động với Vista cũng như rất nhiều “trò” có thể thực hiện với Windows XP.)

Tối thiểu hóa tất cả các cửa sổ (ngoại trừ cửa sổ bạn đang làm việc)

Khi màn hình máy tính của bạn trở nên bừa bộn với rất nhiều cửa sổ được mở cùng lúc khiến bạn không thể tìm thấy thứ gì, bước này sẽ là cách tốt giúp bạn lấy lại được “tiêu điểm”. Kích vào thanh tiêu đề của cửa sổ bạn muốn, lắc chuột của bạn một chút và tất cả các cửa sổ khác sẽ biến mất vào thanh tác vụ. Thực hiện lại để khôi phục lại tất cả các cửa sổ ẩn.

Giảm bớt sự sao nhãng bằng cách hạn chế tần suất các lần kiểm tra message mới của email client của bạn bằng cách sử dụng các folder trong email client. Để email của bạn được tích lũy trong hòm thư nguyên khối khiến việc tìm kiếm message quan trọng là điều không thể đối với bạn nếu không bỏ công sức ra “truy lùng”. Ngoài ra, việc này còn tăng khả năng bạn bỏ sót hoặc đơn giản là nhìn xem qua một bức thư điện tử nào đó có nội dung quan trọng. Xóa email không quan trọng, file email thừa vào các folder đã được ấn định trước. Hãy tập thói quen lọc email tới bằng cách này là điều tối quan trọng đối với hầu hết người dùng nhằm tăng hiệu suất làm việc.

Hãy thận trọng với email folder

Một e-mail folder không nên bị giới hạn về tiêu đề hiển thị, những cũng không nên quá dài khiến nó trở nên rườm rà, trừ phi bạn muốn sử dụng folder này để lưu trữ và không cần quan tâm tới nội dung của nó. Sử dụng một tên miêu tả cho mỗi folder và giữ chúng đủ ngắn gọn để khi kéo con trỏ qua bảng Mail Folders, bạn sẽ không phải mất công.


Sử dụng các rule để định tuyến message tự động. Khi không cần thiết tới tác động của người dùng, các rule của email có thể tiết kiệm thời gian rất hiệu quả. Ví dụ, công ty bạn nhận được thư thông báo đến từ một địa chỉ 10 lần trong ngày? Hãy chuyển chúng sang một folder nào đó để xem lại sau. Trong Outlook, hãy tìm một rule thông minh giúp bạn tạo một loạt các rule khác. Để tìm thấy nó, chọn Tools > Rules and Alerts. Hầu hết các chương trình email khác đều có lựa chọn tương tự giúp bạn thiết lập các rule tự động.

Vẽ lại bản đồ với phím Windows. Bạn đã từng sử dụng phím Windows? Hoặc bạn không thích nơi chúng được đặt và muốn tráo đổi vị trí với phím khác? Hãy download phần mềm vẽ lại bản đồ bàn phím. Có rất nhiều ứng dụng miễn phí và nếu mất phí thì cũng rất rẻ có thể thực hiện công việc này nhưng Keyboard Re­­mapper ($10) được đánh giá là phần mềm hoạt động tốt nhất. Sau khi cài đặt phần mềm, bạn có thể thay đổi vị trí của các bàn phím. Tuy nhiên, hãy nhớ trong đầu là bạn không thể thay đổi hoặc vô hiệu hóa phím Fn của máy tính xách tay.

Tùy biến công cụ tìm kiếm mặc định của trình duyệt. Nhà sản xuất máy tính thường xuyên để công cụ tìm kiếm mặc định cho Internet Explorer là công cụ nào trả tiền cho họ cao nhất. Nếu không, công cụ mặc định sẽ là công cụ tìm kiếm của Microsoft: Bing. Thay đổi cài đặt này bằng cách kích vào mũi tên ở trên cùng góc bên phải của cửa sổ IE (Bên trong hộp tìm kiếm), và kích vào Find More Providers. Bạn sẽ không thấy Google nếu không tìm kiếm. Thế nên, gõ Google vào hộp tìm kiếm ‘Find add-ons…’ rồi chọn kết quả đầu tiên: Google Search Suggestions. Tiếp đến, kích vào Add to Internet Explorer, và ở cửa sổ pop-up, kích vào Make this my default search provider.

Nâng cấp Windows Search. Nếu Windows Search không tìm thấy dữ liệu bạn chắc chắn rằng đã lưu trên máy của mình, hãy kiểm tra Windows Indexing Options (gõ indexing options vào thanh tìm kiếm ở Windows 7 Start Menu), sau đó kiểm tra các khu vực có trong chỉ số tìm kiếm. Tiếp đến, kích vào Modify và điều hướng tới ổ C để thêm các khu vực khác vào chỉ số tìm kiếm.

Đổi tên file nhanh chóng. Bạn cần thay đổi rất nhiều file trong Windows Explorer? Hãy chọn file đầu tiên trong danh sách rồi nhấn F2 và điền tên mới. Khi thay đổi xong, nhấn Tab thay vì nhần Enter. Explorer sẽ nhảy sang file tiếp theo trong danh sách và tự động chọn toàn bộ tên file để bạn có thể chỉnh sửa luôn tên mà không cần phải nhấn phím Backspace. Tiếp tục nhấn phím Tab và bạn sẽ chỉnh sửa được cả một danh sách trong thời gian ngắn. (Xem thêm video Đổi tên nhiều file một cách nhanh chóng)

Kéo vào Outlook. Trong Outlook, bạn có thể kéo bất kì một mục tin nào tới các khu vực khác của chương trình. Sau đó, chương trình sẽ tạo ra một mục tin mới ở đó, với thông tin đã được kéo giống như một phần của mục tin mới. Ví dụ, nếu bạn kéo một email vào nút Contacts, nó sẽ tạo một contact mới cho người gửi, tự động điền mục Name và Email và đặt phần thân của message vào mục Notes. Nếu kéo một liên lạc vào Calendar và bạn đã có thể tạo thư mời họp mặt, sẵn sàng gửi cho người này.

Không nên thường xuyên kiểm tra email. Kiểm tra thường xuyên sẽ khiến bạn mất tập trung và làm gián đoạn công việc của bạn. Giảm tần suất kiểm tra email mới sang một khoảng thời gian khác bớt xao nhãng hơn: Cứ 10 – 15 phút là khoảng thời gian đủ để bạn tập trung vào công việc nhưng cũng không làm mọi người khó chịu khi chờ bạn trả lời. Trong Outlook, kích Ctrl-Alt-S và chỉnh sửa số trong ‘Schedule an automatic send/receive every __ minutes’ để nhận email mới trong khoảng thời gian này.

Tìm kiếm email quan trọng dễ hơn. Chỉ cần thay đổi dòng tiêu đề là được. Chẳng có điều gì khó chịu hơn việc nhận một bức email quan trọng có có dòng tiêu đề “vô vị”, không có dấu hiệu gì của email quan trọng ví như “này” (Thậm chí dòng tiêu đề còn bị để trống). Một tiêu đề có ý nghĩa sẽ nâng cấp khả năng tìm kiếm cũng như giúp email của bạn trở nên giá trị hơn. Trong Outlook, mở message quan trọng ra, chọn dòng tiêu đề và điền một tiêu đề ý nghĩa nhất bạn muốn.

Chọn nhiều file một cách dễ dàng. Sử dụng phím Ctrl hoặc Shift để chọn nhiều file trong Windows Explorer rất khó và còn xảy ra lỗi. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên cần phải mở nhiều file cùng một lúc, hãy bật hệ thống hộp đánh dấu của Windows – nó sẽ giúp bạn chọn các file dễ dàng hơn. Trong Windows Explorer, bạn có thể tìm thấy cài đặt này dưới mục Organize > Folder and search options > View. Kéo thanh trượt xuống dưới và chọn Use check boxes to select items rồi kích OK. Sau đó, khi muốn chọn nhiều file, folder, chỉ cần kích vào ô vuông bên cạnh thẻ Name là được.

Sử dụng hệ thống phân nhóm của Outlook. Outlook cho phép bạn quy ước màu cho các message, danh sách tác vụ các mục tin, lịch, và thậm chí là các liên lạc thành 6 mục khác nhau. Chỉ vào một hệ thống và gắn màu cho chúng. Ví dụ, màu đỏ dành cho công việc kinh doanh, xanh cho các dữ liệu cá nhân. Hoặc, bạn cũng có thể quy ước màu cho các mục tin dựa theo mức độ khẩn cấp: xanh lá cây cho các việc “cần làm trong ngày”, xanh da trời cho “cần làm trong tuần” và vàng dành cho “cần làm trong tháng”.

Nâng cấp tính năng ‘Send To’. Khi phải chuột vào một file trong Windows Explorer, nhấn phím Shift trước khi kích rồi chọn lệnh Send To. Windows sẽ hiển thị một loạt các lựa chọn phụ, ví như chuyển file sang một folder thường được sử dụng.

Sử dụng tính năng tìm kiếm folder của Outlook. Mặc dù hiện nay tính năng tìm kiếm dữ liệu và gắn chỉ số PC đã trở nên thông dụng, tính năng Search Folders trong Outlook vẫn có một chức năng. Đặc biệt, các folder này sẽ lưu lại bản copy của tất cả message dựa trên các rule bạn đã định trước đó – ví như các message có từ khóa trong dòng tiêu đề hoặc được gửi/nhận từ một người nào đó – và các folder này sẽ tự cập nhật khi có messeage mới. Nếu bạn thường xuyên phải kiểm tra các thông báo từ một ai đó (ví như sếp của bạn hoặc khách hàng quan trọng), nhưng việc sắp xếp chúng vào folder cá nhân không hiệu quả với bạn, Search Folders sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn có thể cài đặt chúng qua New > Search Folders.

Thay thế ‘Favorites’ của Windows Explorer. Kéo các folder lên trên cùng bên trái của màn hình từ Explorer rồi sắp xếp chúng theo cách bạn muốn. Phải chuột và chọn Remove để loại bỏ bất cứ thứ gì bạn không muốn.

Cài đặt bộ lọc Spam tốt hơn. Nếu chương trình email của bạn chưa có tính năng này, bạn có thể tìm kiếm chương trình lọc spam để dùng. Một lựa chọn tốt có thể là chương trình Cloudmark DesktopOne.